Уничтожение документов с персональными данными

Зачем уничтожать документы с персональными данными

Сроки хранения заканчиваются, а бумага остается. Личные дела сотрудников, платежные ведомости, договоры с контрагентами, журналы регистрации годами занимают место на стеллажах и остаются зоной ответственности организации. Пока архивные документы лежат на территории, компания отвечает за конфиденциальность данных, которые уже не нужны ни ей, ни проверяющим органам.

152-ФЗ требует прекратить обработку персональных данных, когда цель достигнута или субъект отозвал согласие. Хранить такие сведения дальше нельзя, и вопрос может закрыть только физическое уничтожение документов с персональными данными – с описью и актом.

Отдельные поводы – ликвидация организации, переход на электронный документооборот, инвентаризация архива после экспертизы ценности.

Кому подходит услуга

Кадровые и архивные службы компаний. Личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы и карточки учета хранятся установленные законом сроки, затем подлежат уничтожению. Забираем кадровые архивы и документы с истекшим сроком годности целыми папками и коробами – разбирать их по листам и снимать скрепки не нужно.

Бухгалтерские и финансовые подразделения. Первичная документация бухгалтерского учета, авансовые отчеты, банковские выписки и расчетные листки содержат персональные данные сотрудников и контрагентов. Уничтожаем бухгалтерские документы, у которых истек срок хранения по номенклатуре дел, объемами от одного шкафа до нескольких тонн.

ИТ-службы и подразделения информационной безопасности. С жестких дисков, флеш-накопителей, магнитных лент и пластиковых карт доступа данные восстанавливаются даже после форматирования. Уничтожаем электронные носители физически, исключая возможность восстановления информации, и фиксируем каждую единицу в акте.

Уничтожаем бумажные архивы с истекшим сроком хранения. Кадровые, бухгалтерские и договорные архивы, секретные документы, книги учета, картотеки, журналы, бланки строгой отчетности. Принимаем любые объемы документов – от нескольких папок до архива, который вывозим в несколько рейсов.

Как проходит процедура утилизации документов

Заявка и оценка объема архива. Укажите примерный объем – количество коробов, папок или погонных метров стеллажей. Менеджер уточнит виды документов и адрес, после чего вы получите расчет стоимости и сроки.

Оформление акта на передачу. Составляем опись документов по номенклатуре дел или принимаем вашу – ту, что подготовила комиссия по итогам экспертизы ценности. Передачу фиксируем актом, и с этого момента ответственность за сохранность архива переходит к нам.

Конфиденциальный вывоз документов. Упаковка, погрузка и транспортировка – работа наших штатных сотрудников, без случайных грузчиков со стороны. Транспорт или тару опечатываем, машина идет от территории заказчика до площадки уничтожения без промежуточных складов и перегрузок.

Уничтожение и передача подтверждающих документов. Бумагу взвешиваем на промышленных весах и измельчаем на шредере до состояния, при котором текст не восстановить. По завершении работ вы получаете акт об уничтожении документов – его предъявляют при проверках, аудите и списании архива с учета.

Измельченная бумага не едет на свалку. Макулатуру прессуем и передаем на производство вторичного сырья – из бывшего архива получаются картон и упаковка.

Как обеспечивается конфиденциальность на всех этапах работы

Круг лиц, который контактирует с архивом, ограничен. Приемку, погрузку и шредирование ведут штатные сотрудники, подписавшие обязательство о неразглашении. Документы мы не читаем, не копируем и не держим у себя дольше, чем требует процедура.

Договор закрепляет режим обращения с конфиденциальной информацией, ответственность сторон и сроки выполнения работ.

Уничтожение документов с персональными данными мы выстраиваем по требованиям 152-ФЗ к обработке и хранению таких сведений: архив остается под контролем от приема до измельчения, а результат подтверждаем документально.

Почему компании выбирают нас для уничтожения документов

Опыт работы с юридическими лицами и бюджетными организациями. Мы обслуживаем только организации – коммерческие и государственные; с физическими лицами не работаем. Поэтому договор, счет, реквизиты и отчетные формы готовим в том виде, который нужен бухгалтерии.

Комплексный подход к утилизации и списанию основных средств. Одним обращением можно закрыть несколько задач: техническую экспертизу оборудования, оформление документов для списания, вывоз техники и уничтожение носителей. Утилизируем компьютеры, оргтехнику, серверы, мебель и другие основные средства с полной переработкой компонентов.

Документальное сопровождение для проверок. Предоставляем полный пакет документов: договор, акт передачи, акт об уничтожении, отчетную документацию об утилизации. Комплект доставляем клиенту.

Соблюдение сроков и объемов. Небольшой архив вывозим в течение одного рабочего дня после согласования условий, крупный – по графику, разбитому на рейсы. Объем не влияет на порядок работы: вывоз и акт оформляем одинаково и для десяти коробов, и для нескольких тонн бумажных носителей.